Assemblee a distanza: valide se consentite dallo statuto

Resta in vigore la possibilità di svolgere le assemblee a distanza anche dopo il 31 luglio 2023, data da cui cessava la validità della normativa emergenziale in tema di svolgimento di assemblee societarie in forma telematica.

Questa norma transitoria, originariamente individuata nell’art 106 del Dl 18/2020, prorogata dal Dl 198/2022 e convertita nella legge n 14/2023, ha intensificato negli ultimi tre anni lo svolgimento delle assemblee a distanza.

La fine dell’emergenza ha riportato l’ordinarietà del Codice Civile, immutato su questo argomento, maturando, però, convinzioni operative impensabili prima della pandemia.

Assemblee a distanza: clausola statutaria

Secondo l’art 2370 comma 4 del Codice Civile, lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica.

In questo caso, è sufficiente una previsione generica, come ad esempio ” L’assemblea può svolgersi mediante strumenti di telecomunicazione”.

Quindi, non occorre una previsione specifica nè riguardo la possibilità di tenere l’assemblea in forma ibrida (cioè convocata in un dato luogo fisico, con la possibilità di partecipare mediante uno strumento di telecomunicazione), nè riguardo la possibilità di tenerla completamente online (audio/video conferenza), senza convocarla in un dato luogo fisico.

Ne consegue che non si può usare l’audio/video conferenza se lo statuto non contiene alcuna previsione sul punto e, ovviamente, qualora fosse vietato dallo stesso; oppure possono essere vietate solo in determinate circostanze: ad esempio, come nel caso delle assemblee di bilancio e di nomina degli organi sociali, ma non nelle assemblee di modifica statutaria.

Lo Studio del Notariato

Nonostante una corrente dottrinale contraria allo svolgimento delle assemblee a distanza, lo Studio 41/2023 conferma che, quando lo statuto abilita genericamente l’utilizzo di strumenti di telecomunicazione, è facoltà dell’organo amministrativo decidere tra tre opzioni:

• Svolgimento dell’assemblea con la confluenza dei partecipanti solo in un luogo fisico;
• Svolgimento in un dato luogo fisico, ma con possibilità di partecipazione a distanza attraverso strumenti di telecomunicazione;
• Svolgimento soltanto in video/audio conferenza.

Di conseguenza, è ammessa la clausola statutaria che prescrive tutte queste possibilità o solo alcune (ad esempio disponendo che qualsiasi assemblea si debba obbligatoriamente svolgere mediante full audio/video conference).

Viceversa, è legittima la clausola che vieti completamente lo svolgersi delle assemblee a distanza o che non le permetta in alcune occasioni.

Assemblee a distanza e attuazione del principio di collegialità

L’utilizzo dello strumento di telecomunicazione non altera, ma facilita l’attuazione del principio di collegialità, cioè il principio in base al quale l’assemblea societaria deve essere convocata per tempo (per permettere ai partecipanti di prepararsi in tempo utile) e deve svolgersi in modo da consentire un dibattito con lo scopo di permettere ai partecipanti di esprimere con consapevolezza il proprio voto.

Nelle convocazioni online basta indicare la modalità di svolgimento

Per il luogo di svolgimento dell’assemblea da indicare nell’avviso di convocazione, è giusto fare un’ulteriore precisazione.

Si ritiene che, quando l’art 360 del Codice Civile impone di indicare il luogo di svolgimento dell’assemblea nell’avviso di convocazione lo si applichi nel momento in cui l’assemblea si svolge solamente o anche in un luogo fisico e non quando si organizza una totale video/audio conferenza a distanza.

Di conseguenza, questa norma non esprime l’illegittimità della full audio/video conference.

Le modalità di collegamento a distanza

Lo Studio 41/2023 approvato dal Consiglio nazionale del Notariato spiega che nell’avviso di convocazione è semplicemente precisata la modalità di svolgimento della riunione; le credenziali per accedere e la piattaforma da utilizzare sono rinviate in un’altra comunicazione successiva.

Consiglio di amministrazione e collegio sindacale

Quanto detto non solo vale per le assemblee, ma anche per le riunioni di altri organi societari tra cui:

• consiglio di amministrazione;
• collegio sindacale;
• consiglio di sorveglianza;
• consiglio di gestione.

Niente recesso, se in statuto c’è l’assemblea telematica

Nel caso in cui uno statuto non presenti la clausola che abilita lo svolgimento delle assemblee a distanza con strumenti di telecomunicazione, l’inserimento di quest’ultima non è qualificabile come modifica dei diritti di partecipazione del socio, con la conseguenza che il socio assente o dissenziente non matura il diritto di recesso dalla società.

Tanto meno si ha il diritto di recesso nel caso della modificazione di clausole sull’audio/video conferenza già esistenti in statuto.

Il Sole 24 Ore del 1° Agosto 2023, pag. 25: “Assemblee solo a distanza valide se consentite dallo statuto” e “Nelle convocazioni online basta indicare la modalità di svolgimento”, pagina a cura di Angelo Busani